La innovación es lo que distingue a un líder de los demás.
Steve Jobs
Saber manejar la herramienta Excel te simplificará la vida en muchos aspectos, sobre todo a nivel profesional. Sin que llegue a convertirse en una obsesión, saber usar Excel puede resultar imprescindible en función de cual sea tu profesión. Sin embargo, hacerlo no es una misión sencilla, tal y como muestra la siguiente cifra.
nada más ni nada menos
Dicha cifra se traduce en los miles de millones de posibilidades que existen dentro de la gestión de datos informáticos. Por lo tanto, se trata de una herramienta que no tiene una única función, sino que ofrece múltiples posibilidades.
Eso sí, para poder aprovechar al máximo las funciones que ofrece, será necesario comprender los conceptos básicos de Excel. Por esta razón, en este artículo realizaremos un pequeño recorrido por algunas de las formas que están a tu disposición para aprender a manejar Excel a la perfección.
Comprender los fundamentos básicos de Excel
El software Excel, desarrollado por Microsoft en 1987, se ha convertido hoy en día en una herramienta esencial para las empresas y para la vida cotidiana.
De hecho, conocer y dominar esta herramienta ofrece un abanico de posibilidades y oportunidades tanto de desarrollo personal como profesional.
Sin embargo, para ello, es preciso familiarizarse con los conceptos básicos de la herramienta y comprender cuáles son sus usos: ¿qué es una celda? ¿qué es una columna? ¿Cómo puedo insertar una función? ¿Es posible personalizar una hoja de cálculo y adaptarla a tus necesidades?
Excel y las fórmulas básicas
Excel es una herramienta compuesta por hojas de cálculo (ilimitadas), en las que puedes aplicar una de las 481 funciones registradas en el programa. El software ofrece diferentes posibilidades, algunas más simples y otras más complejas, a la hora de realizar cálculos matemáticos que el cerebro humano no es capaz de hacer rápidamente. Entre las principales funciones informáticas de Excel, encontrarás:
- Funciones matemáticas y trigonométricas
- Funciones lógicas
- Funciones estadísticas
- Funciones de fecha y hora
- Funciones de texto
- Funciones de búsqueda y referencia
A pesar de esta percepción de cálculos «ilimitados», una hoja de Excel en realidad está compuesta por dicha cantidad limitada de filas y columnas. Eso sí, para ser conscientes de ellas, serán necesarias muchas horas de introducción de datos… El récord lo ostenta Hunter Hobbs y es de 9 horas y 36 minutos.
A la hora de elaborar informes analíticos o planes de presupuesto así como para visualizar información, Excel sigue siendo la herramienta de referencia. Esto se debe en particular a determinados ámbitos profesionales en los que se llega a exigir un dominio parcial o incluso total de esta herramienta:
- El sector contable
- El sector financiero
- El sector inmobiliario
- El mundo de la informática
- El sector administrativo y económico
- Así como todas aquellas demás áreas que requieran un determinado tratamiento de datos
Por lo tanto, saber cuál es tu nivel en Excel para dominar mejor la herramienta será el primer paso que deberás dar hacia la progresión y el aprendizaje.
Excel y sus diferentes funciones
No siempre es fácil saber cómo se utiliza el software y si es necesario profundizar más en él. Sin embargo, para muchas empresas, se convierte en una herramienta fundamental a la hora de contratar a alguien.
declaran que se basan en la analítica como palanca de crecimiento (Fuente: SAP.com)
A continuación, te dejamos algunas habilidades que necesitarás para usar Excel. En función de cuáles hayas adquirido, podrás identificar tu nivel:
Competencias básicas (principiantes)
- Dominar los atajos de teclado en Excel para copiar, pegar y formatear una celda (CTRL + letras).
- Gestionar la visualización de tablas en Excel.
- Dar formato a celdas y hojas de cálculo.
Competencias intermedias (expertos)
- Utilizar fórmulas de cálculo básicas («SUMA» para realizar una suma/«PROMEDIO» para calcular una media aritmética).
- Implementar gráficos (y tablas dinámicas).
- Limpiar, organizar y formatear hojas de cálculo de forma totalmente autónoma.
Competencias avanzadas (profesionales)
- Manejar fórmulas complejas, así como el Visual Basic para aplicaciones (VBA),
- Simular información analítica basada en valores existentes.
- Desarrollar un ecosistema de fórmulas y gráficos para determinados usos.
Si crees que sigues teniendo cierto margen de mejora, o si estás en un nivel completamente principiante, a continuación, te dejamos algunas opciones para que puedas llegar a dominar Excel a la perfección.
Aprender a usar Excel de manera autodidacta
Utilizar los recursos de Microsoft para aprender a utilizar Excel
Aprender por tu cuenta (self-paced training) es una de las mejores opciones para comenzar y mejorar en Excel. De hecho, es uno de los programas de software para el que existen más recursos informativos y educativos en línea, empezando por el contenido escrito por la propia empresa Microsoft.
Excel es una de las aplicaciones desarrolladas por Microsoft, que también es propietaria de Word y PowerPoint. Podrás beneficiarte de una formación sobre los tres al mismo tiempo: ¡eficacia garantizada!
La formación en línea, a través de vídeos explicativos, está al alcance de todo el mundo y permite descubrir los conceptos básicos de Excel, incluidos los conceptos básicos (celdas, columnas, hojas, fórmulas, pestañas, tablas, formato condicional, gráficos…).
La suite ofimática de Microsoft, a diferencia de Open Office y otros competidores, ofrece una herramienta completa al alcance de todos, de forma totalmente gratuita. Solo necesitas conocer los consejos adecuados para dominarlo con éxito.
Aprender a manejar Excel de la mano de los tutoriales gratuitos
Además de Microsoft, muchos expertos se han ganado una cierta reputación gracias a sus consejos sobre Excel, a través de cuentas en redes sociales (Instagram, YouTube, Twitter) o páginas web dedicadas en concreto a Excel.
El acceso a los tutoriales suele ser completamente gratuito, aunque en muchas ocasiones se centran en una determinada función de Excel, normalmente buscando respondes a una necesidad o pregunta específica, como, por ejemplo, ¿cómo fijar los paneles en Excel? Para obtener una formación paso a paso deberás seguir tutoriales de varios minutos de duración y dejarte guiar, como el que te dejamos a continuación:
Recurrir a una formación de pago en Excel
Excel es una herramienta esencial a la hora de trabajar con tablas dinámicas o limpiar bases de datos.
Una formación especializada en esta herramienta y sus diferentes usos puede resultar muy útil, sobre todo si tienes ciertas necesidades de aprendizaje:
- ¿Necesitas crear una hoja de cálculo para el trabajo?
- ¿Tienes que crear una plantilla de presupuestos y facturas para llevar tu contabilidad como autónomo?
- ¿Estudias informática y quieres realizar un proyecto sobre cuáles son las funciones principales de Excel?
Centros de referencia para temas informáticos
Si buscas un ascenso o desbloquear nuevas habilidades, formarte en Excel puede permitirte adquirir los conocimientos que te faltan de esta herramienta. Así, aprenderás a generar un cálculo complejo con fórmulas avanzadas u otras cuestiones que necesitarás dominar.
Este es el precio de una formación en Excel en algún centro de referencia del sector, aunque puede variar en función de la duración y la intensidad de la formación elegida.
Entre los institutos de referencia que ofrecen cursos de informática de forma presencial o remota, encontramos:
- Adams Formación
- FormaDistancia
- Grupo Atu
- TusCursosOrg
- Excel Formaciones
- Adalid
- SDS Training
- IEM Business School
Independientemente de donde vivas, ten en cuenta que también existen muchos institutos y centros de enseñanza que ofrecen cursos de Formación Profesional de informática que te podrán ayudar en tu aprendizaje de Excel.
Además, recuerda que muchas de estas empresas ofrecen cursos para desempleados, para autónomos y para estudiantes, por lo que el precio del curso podrá verse reducido. ¡Infórmate al respecto!
Certificaciones en línea para aprender Excel
Más allá de una simple formación, puedes optar por preparar una certificación en Excel, con el fin de resaltar este éxito en tu carrera profesional. El precio de la certificación es adicional al de la formación (y suele rondar entre los $6500 pesos).
Entre las certificaciones conocidas para Excel, encontrarás:
- Microsoft Office Specialist (MOS), que engloba otro tipo de subcertificaciones como Microsoft Excel Expert, que te permitirá dominar los atajos CTRL y agregar una fórmula a una celda.
- El certificado TOSA (Test On Software Application), una referencia en informática equivalente al TOEFL para inglés, que ofrece un dominio absoluto de las fórmulas, tablas y otras funciones más complejas.
Encontrar a un especialista en Excel para un aprendizaje personalizado
Páginas de clases en línea para encontrar un especialista
Ya sea para prepararte para una certificación o para comprender nuevos elementos para tu trabajo, un profesor particular comprenderá más fácilmente cuáles son tus necesidades y será capaz de adaptar su programa de formación a tus expectativas. Por ejemplo, puede ayudarte a:
- Desarrollar una fórmula en una columna de Excel en una pestaña principal.
- Crear una tabla basada en datos sin procesar.
- Sumar valores (con una función de cálculo como una suma) y aplicarlos a todas las columnas.
- Convertir un archivo .xls a un archivo PDF.
- Formatear texto en celdas de Excel.
Este es el precio que cuesta una clase particular de informática en una plataforma de clases en línea (fuente: Superprof)
Para empezar hoy mismo, solo tendrás que seleccionar un profesor de una plataforma de clases en línea que ofrezca clases de informática. En Superprof, tanto profesores profesionales como aficionados te podrán guiar en tu aprendizaje de Excel según tus necesidades. Haz clic en los diferentes perfiles para navegar y descubrir sus experiencias y habilidades en el manejo del software Excel. Seguro que encuentras un especialista en tu zona.
Otros recursos de aprendizaje
Dentro de tu empresa o escuela, podrás disponer de módulos de formación internos, gratuitos o de pago. En las empresas, el departamento de Recursos Humanos permite en ocasiones contactar con los departamentos responsables de informática para organizar cursos de formación breves y específicos.
Por otro lado, apuntarse a una asociación de informática también puede ser muy didáctico a la hora de desarrollar tu dominio de la hoja de cálculo más utilizada en el mundo: ¡la gestión de una celda, sus valores y sus gráficos dejarán de tener secretos para ti!
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