Name: ¿Cómo Hacer una Lista Desplegable en Excel?
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Las computadoras jamás podrán emular el funcionamiento del cerebro humano. Roger Penrose

Excel es un programa que forma parte del paquete de Microsoft Office y que consiste en una hoja de cálculo, un tipo de documento en el que encontrarás una matriz compuesta por celdas dispuestas en columnas y filas, que pueden contener texto, datos numéricos y alfanuméricos, así como fórmulas. Esta herramienta está disponible para Windows y Mac OS desde hace más de 30 años¹. Este tipo de documentos se utilizan mucho porque facilitan el cálculo a través de fórmulas que nos permiten realizar multitud de operaciones con cientos de miles de datos. Además, se pueden actualizar o corregir y recalcularse automáticamente sin tener que ir cambiando todo. Sin duda, en su momento, supuso toda una revolución dentro de los departamentos contables y de finanzas de multitud de empresas, aunque se emplean en múltiples industrias. Sin embargo, Excel es una herramienta útil también a nivel doméstico, puesto que te puede facilitar llevar la contabilidad del hogar sin grandes problemas o simplificarte la vida con otras de las múltiples funciones que ofrece. Eso sí, llegar a dominar todas las funciones de Excel puede resultar una tarea compleja, aunque si bien es cierto que no hace falta conocer todas y cada una de las funciones de Excel, ya que según lo que necesites, irás aprendiendo a manejarla. Con el fin de ayudarte, en este artículo, se abordan las listas desplegables, una de las funciones de Excel más útiles y que te podrá ser de ayuda conocerla en tu día a día. Toma nota de todo lo que te contamos y empieza a aplicar tus conocimientos hoy mismo.

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¿Qué son las listas desplegables y qué utilidad tienen?

como hacer un desplegable en excel — Descubre todas las funcionalidades que ofrecen las listas desplegables para empezar a utilizarlas hoy mismo.

Entre las funciones que ofrece Excel encontramos las listas desplegables, un menú que se abre y en el que se muestran los diferentes valores que puede tener una celda. De este modo, al seleccionar un elemento de dicha lista, la celda se rellenará automáticamente. Su uso suele estar destinado a formularios puesto que la entrada de datos resulta más rápida y así se evitan errores al restringir el valor de la celda a los elementos que se encuentran en la lista desplegable. Además, así se puede automatizar y facilitar el rellenado de celdas. Encontramos las listas desplegables en las que hacemos clic en una flechita para que se despliegue la lista o bien donde se escribe directamente en la casilla, aunque solo se podrá cumplimentar dicha celda con los valores introducidos en la lista. Aplica todo lo que sepas sobre Excel en tus propios calendarios.

¿Cómo crear una lista desplegable en Excel?

A la hora de crear una lista desplegable en Excel, lo primero que tendrás que hacer es crear una lista de las entradas válidas para dicha lista. Para ello, tendrás que escribirlas en una única fila o columna sin celdas en blanco (en una única hoja).

Una vez escritas todas las entradas que quieres que aparezcan como opciones de la lista, tendrás que hacer clic en la celda de la hoja de cálculo donde quieres crear la lista desplegable, que en este caso será la de «Comunidad Autónoma».

Validación de datos

Una vez seleccionada, dirígete a la pestaña «Datos» de la cinta de opciones y después a «Validación de datos».

como hacer desplegable en excel paso a paso — A través de esta pestaña, podrás configurar tu lista.

Configuración

En la pestaña «Configuración», en «Permitir», busca la opción «Lista».

Posteriormente, haz clic en el botón de «Origen» y selecciona el rango de la lista. En nuestro caso, irá desde la celda A2 hasta la A20. Para ello, pulsa en el botón que hay al lado de la celda para introducir los datos de «Origen» y selecciona las celdas:

Una vez hecho esto, si es irrelevante si los usuarios dejan sin cumplimentar la celda, activa la casilla «Omitir blancos». Además, marca la casilla «Celda con lista desplegable» para que pueda aparecer la celda con el icono de lista desplegable (flecha).

Mensaje de entrada

Tras esto, puedes seguir personalizando tu lista. Si quieres que aparezca un mensaje de entrada, dirígete a la pestaña «Mensaje de entrada», marca la opción «Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda» y escribe un título y un mensaje. Si por el contrario no quieres que aparezca ningún mensaje, desmarca dicha casilla.

Mensaje de error

Si quieres que se muestre un mensaje de error cuando se introduzca una opción que no esté presente en la lista, marca la casilla de «Mostrar mensaje de error si se introducen datos no válidos», elige una opción en la pestaña «Estilo», y escribe un título y un mensaje. De nuevo, si no quieres que se muestre el mensaje de alerta, puedes desactivar la casilla. Entre los estilos podrás marcar Información, Advertencia o Alto.

Como resultado, obtendrás una celda con tu lista desplegable que se mostrará de la siguiente forma:

automatización listas desplegables — Las listas desplegables ayudan a evitar errores a la hora de cumplimentar los formularios.

¿Quieres aprender a hacer formularios con Excel?

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¿Cómo ocultar los datos de una lista desplegable?

Como ves, cuando creas una lista a partir de datos que se encuentran en celdas, estos pueden quedarse visibles, salvo que los ocultes. Para ello, tienes la opción de crear la lista de datos en otra hoja del mismo documento, de tal modo que cuando introduzcas los datos en «Origen» (Datos > Validación de Datos > Configuración), redirijas a la otra hoja:

De este modo, podrás crear tu formulario en una hoja independiente e introducir todos los elementos de cada celda en otras hojas del mismo documento.

¿Cómo modificar una lista desplegable?

Si has creado una lista desplegable, pero tienes que agregar o quitar elementos de dicha lista, no te preocupes, porque no es para nada complicado. Para ello, dirígete al final de la lista y añade los nuevos elementos. En caso de que quieras eliminarlos, bórralos directamente. Si estos se encuentran en mitad de la lista, te recomendamos que hagas clic con el botón derecho en la celda que quieras eliminar, hagas clic en «Eliminar» y, a continuación, en «Aceptar» para que las celdas se desplacen hacia arriba. Una vez hecho esto, dirígete a la pestaña «Datos» y en ella a «Validación de datos» y después, en «Origen», actualiza el rango de las celdas. De este modo, no tendrás ningún problema con las actualizaciones de las listas desplegables. Descubre cómo aplicar porcentajes en Excel con Superprof.

¿Cómo eliminar una lista desplegable?

Si lo que quieres es eliminar una lista desplegable por completo, realiza los siguientes pasos:

Selecciona la celda que contiene la lista desplegable.
Dirígete a la pestaña «Datos» y dentro de ella a la opción «Validación de datos».
Dentro de la casilla de «Configuración», encontrarás la opción «Borrar todos».
Una vez hayas hecho clic, verás que todos los valores vuelven a resetearse.
Para finalizar, haz clic en «Aceptar».

Eliminar lista desplegable — Si quieres eliminar una lista desplegable, solo tendrás que borrar los datos introducidos.

Otras cuestiones de interés: las listas desplegables dinámicas

En numerosas ocasiones, ocurre que creamos una lista pero conforme tenemos que ir añadiendo elementos, tenemos que ir actualizando el rango para que nuestra tabla siempre esté actualizada.

Lista desplegable dinámica — ¿Cómo se puede crear una lista dinámica?

Como ves, se han añadido tres elementos a la lista que no aparecen en la lista desplegable. Podríamos actualizar el rango manualmente, pero también cabe la opción de crear una lista desplegable dinámica. Para ello, solo tendrás que realizar los siguientes pasos: Primero. Crea una tabla de Excel. Para ello, selecciona los elementos de la tabla (incluido el encabezado) y dirígete a «Insertar» > «Tabla» e indica el rango de la tabla. En este caso, sería A1:A9.

Como resultado, obtendrás una tabla como la que se muestra a continuación:

Segundo. Ahora tendrás que seleccionar todos los elementos de la tabla, salvo el encabezado, y denominarlos de una forma que sirva de referencia para la lista dinámica. En este caso, se seleccionarán todas las celdas (A2:A9) y se denominará a la tabla «Tiposdefruta». Para comprobar que se han realizado bien los pasos, podemos recurrir al «Administrador de nombres» en la pestaña «Fórmulas». Como vemos, «Tiposdefruta» hace referencia a la «Tabla1[Fruta]».

Tercero. Habiendo seleccionado dicha referencia (=Tabla1[Fruta]), nos dirigiremos a crear nuestra lista («Datos» > «Validación de datos» > «Configuración» > «Lista» > «Origen»). En «Origen», copiaremos la referencia de nuestra tabla: =Tabla1[Fruta] y le daremos a «Aceptar».

Cuarto. Si añadimos nuevos elementos a nuestra lista/tabla, se actualizará automáticamente a diferencia de una lista desplegable al uso.

Como has podido ver, son múltiples las funciones y aplicaciones que pueden tener las listas desplegables de Excel en tu trabajo o en tu hogar. Solo tendrás que practicar con ellas para poder llegar a dominarlas a la perfección. Asimismo, recurrir a la web de soporte técnico de Microsoft²puede ser una gran idea puesto que ahí encontrarás numerosa información al respecto sobre listas desplegables y otros temas que pueden ser de tu interés. Eso sí, no olvides que siempre puedes contactar con uno de los profesores de nuestra plataforma Superprof para seguir ahondando en las listas desplegables.

¹Ortiz, M. (2011, 31 octubre). La utilidad e importancia de Excel. Excel Total. https://exceltotal.com/la-utilidad-e-importancia-de-excel/

²Soporte técnico de Microsoft. (s. f.-a). Agregar o quitar elementos de una lista desplegable. https://support.microsoft.com/es-es/office/agregar-o-quitar-elementos-de-una-lista-desplegable-0b26d3d1-3c4d-41f5-adb4-0addb82e8d2c

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Jonás Superprof

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Todo lo que necesitas saber sobre las listas desplegables en Microsoft Office

¿Qué son las listas desplegables y qué utilidad tienen?

¿Cómo crear una lista desplegable en Excel?

Validación de datos

Configuración

Mensaje de entrada

Mensaje de error

¿Cómo ocultar los datos de una lista desplegable?

¿Cómo modificar una lista desplegable?

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