Aunque Excel puede usarse para diferentes cosas en el ámbito personal, es en el laboral donde no tiene competidor. Lo veremos más adelante: hay nuevas aplicaciones y herramientas que suplen o mejoran sus carencias, pero Excel sigue siendo el programa indiscutible en el entorno del trabajo.
de los trabajadores y trabajadores de las empresas usan Excel en alguna de sus funciones.
Por lo tanto, si estás buscando empleo, o quieres mejorar en el que ya tienes, un curso de Excel siempre es un plus. ¡Todo lo que sume puede ser una ventaja comparativa con el resto de candidatos o candidatas!
Está claro que el uso que le des a esta herramienta, dependerá de cuál sea tu trabajo; ya que no es lo mismo que lo uses para contabilidad o análisis de datos; que para hacer facturas o llevar tus cuentas personales.
Pero antes…
“Es un programa creado por Microsoft que usa hojas de cálculo para organizar números y datos con fórmulas y funciones. Es utilizado por empresas de todos los tamaños y profesionales de todo tipo y, a diferencia de lo que se puede creer, no solo sirve para sumar y multiplicar”, explica el medio Expansión2.
Entre las funciones de este programa, y según la misma fuente, destacan:
- Gestión de datos.
- Contabilidad y análisis financiero.
- Realizar gráficas.
- Gestión de tiempo.
Si todo esto resulta evidente para ti, estás en el lugar correcto, ya que vamos a ver algunos trucos que, aunque no son para niveles muy avanzados, requieren de ciertos conocimientos básicos de Excel. ¡Vamos de lo más básico a lo más complejo!
Cómo hacer macros Excel y para qué sirve
Una de las funciones con las que más tiempo ahorrarás es con las macros de Excel. Esta función te permitirá automatizar tareas que hacer de forma repetitiva en el programa.
Por ejemplo, si usas Excel para hacer un inventario de ventas cada mes, en el que dispones los datos del mismo modo; en lugar de repetir cada vez el proceso de introducir dichos datos, cambiar los colores, establecer por ejemplo el número y precio de las ventas, etc., podrás, con un solo clic, añadir todos estos valores de formato, incluso cálculos a tu documento.
¿Tentador, verdad? Esta funcionalidad lleva a cabo, literalmente, una grabación, paso a paso de determinadas acciones que tú realices en Excel, y lo memoriza, para que puedas aplicar esas acciones en conjunto, cada vez que quieras.
Por ejemplo, si en ese inventario del ejemplo quiere poner el nombre del producto en la primera columna y que esté en color verde; en la segunda columna, centrado, el precio, en la tercera el número de productos vendidos, y en la suma, el total.
En una hoja de cálculo, tendrás que disponer todos los datos necesarios, y después hacer paso a paso tu macro de Excel, para que en los siguientes inventarios, lo hagas es un solo clic.
¿Qué te permite esta función? Lo principal, ahorrar tiempo, pues dejarás de repetir acciones mecánicas en Excel.
Lo segundo, reducir los errores, ya que al tener la secuencia de movimientos grabada evitarás los posibles errores de tapeo en tu tabla. Si esto te interesa, sigue el paso a paso con alguno de los documentos que uses con mayor asiduidad y practica, ¡verás que es muy útil desde el minuto cero!
Cómo usar Excel para los gastos del hogar
Aunque, como hemos visto, Excel es una herramienta eminentemente profesional, ¿por qué no usar sus ventajas también en lo personal?
Excel tiene muchas posibilidades en lo que a los gastos personales y del hogar se refiere; y existen plantillas ya elaboradas por la propia herramienta para que puedas usarlas según tus intereses. No es lo mismo que quieras llevar simplemente un control tus gastos; o que necesites ahorrar con un fin específico y quieras planificar tus finanzas para lograr ese objetivo.
Si no tienes mucho conocimiento de esta herramienta, y partes de cero en el orden de tus finanzas, tal vez debas empezar por una tabla sencilla en la que ir apuntando tus gastos. Has de tener en cuenta:
- Los gastos fijos: los que tienes cada mes, como el alquiler o la hipoteca.
- Los gastos variables: que pueden cambiar de un mes a otro.
- Los gastos extra: que abarcan desde caprichos a imprevisto, como una avería.
Una vez que tengas claro lo que gastas cada mes, te puedes plantear usar Excel en tus finanzas con distintos objetivos, como por ejemplo:
- Simplemente llevar un control de lo que gastas.
- Llevar un control de lo que ahorras.
- Saber cómo puedes reaccionar a un imprevisto económico según tus finanzas.
- Calcular si puedes embarcarte en ese proyecto (hacer una obra, comprar una casa).
- Calcular cuánto tiempo necesitas ahorrar para ese objetivo (un viaje).
Las opciones son tantas como tú quieras/puedas plantearte, y Microsoft tiene plantillas ya hechas para la mayoría de ellas. Por lo que, si no tienes un gran nivel con Excel como para hacer tu propia tabla, siempre puedes usar una ya creada y completarla, según tus necesidades, con tus datos. ¡Así de fácil!
Cómo usar Excel con otras aplicaciones
Ya lo hemos dicho más arriba, aunque Excel es la herramienta que más se usa en el entorno laboral, tiene sus limitaciones. Seguro que ya te ha pasado, que una base datos llegue a su fin, que las gráficas se te quedan "pobres" o que, alcanzado un cierto nivel, necesites más opciones para organizar y analizar los datos.
Por eso, en lugar de ver qué herramientas hay "mejores" que Excel, vamos a ver cuáles se pueden usar conjuntamente, para mejorar o paliar esas posibles carencias. Esto dependerá, claro está, de cuál sea tu nivel: para muchos usuarios no será necesario complementarlas, y mucho menos, por ejemplo, en el caso de las finanzas del hogar.
SQL y Excel
Según explica Microsoft, SQL es un lenguaje de computación que permite trabajar con grandes cantidades de datos relacionados entre ellos.
¿Por qué usarlo junto con Excel? Pues bien, Excel no es exactamente una base de datos, tiene un límite y un fin. Por lo tanto, podemos usar SQL para almacenar los datos que luego presentaremos en Excel en el que caso de que sea la herramienta que solemos usar.
Power Bi y Excel
Power BI también es una aplicación de Microsoft que, en este caso, lo que hace es conectar diferentes relaciones de datos, combinarlos y compilarlos, generando gráficas, informes, y otras maneras de presentarlos.
¿Por qué usarlo junto con Excel? Para poder almacenar más datos, pero también para poder presentarlos en tiempo real, de forma más atractiva en informes, gráficas y presentaciones, que nos permiten hacer análisis de dichos datos en tiempo real.
Python y Excel
Por último, "Python es un lenguaje de programación de alto nivel que se utiliza para desarrollar aplicaciones de todo tipo", según explica el Banco Santander 3. Por lo que, probablemente sea el que más lejos estés de utilizar, a no ser que te dediques al desarrollo web.
Aun así, vamos a ver qué puede aportar al trabajar en conjunto con Excel. Podríamos decir que se trata de una combinación de las dos anteriores: exportando datos de una a la otra, para generar más capacidad de almacenamiento, crear gráficas y hacer análisis. Aun así, al tratarse de un lenguaje más técnico, seguramente para un nivel usuario, con lo anterior tengas más que de sobra.
Aprender a integrar estas aplicaciones con Excel, es algo más complicado, por lo que tal vez quieras seguir algún curso o contactar con algún profesor o profesora particular. Igual que para el resto de opciones y trucos, unos más sencillos que otros, pero que dependerá de tu nivel. Por eso, no hay opción fácil o difícil, depende de en qué punto estés, y pedir ayudar nunca es una derrota.
Bibliografía
1. Lorduy, J. P. M. (n.d.). “el 82% de los trabajadores de las empresas emplean excel.” Portafolio.co. https://www.portafolio.co/negocios/el-82-de-los-trabajadores-de-las-empresas-emplean-excel-568213
2. Jabbour, G. (2022, October 18). La Habilidad del Siglo XXI: Excel. Expansión. https://expansion.mx/tecnologia/2022/10/18/importancia-de-saber-excel-por-que#:~:text=Excel%20es%20utilizado%20por%20casi,como%20para%20hacer%20c%C3%A1lculos%20avanzado
3.Python: Qué es y por qué deberías aprender a utilizarlo. ¿Qué es Python? | Blog Santander Open Academy. (n.d.). https://www.santanderopenacademy.com/es/blog/python-que-es.html
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