"La computadora nació para resolver problemas que antes no existían" - Bill Gates

Hoy en día, cuando quieres redactar un texto el primer impulso que tengas seguramente sea abrir un documento Word en tu computadora. ¡Y está muy bien que así sea! Pero para valorar todo aquello que nos han permitido los avances tecnológicos es hora de recordar que esto no siempre fue así...

Antes de al aparición de este tipo de softwares, a la hora de redactar texto la reescritura formaba parte de esta actividad. Una vez que se cometía un error, era necesario tirar el papel a la basura y empezar desde cero.

Pero en 1964 esta realidad comenzó a cambiar gracias a la aparición de lo que podemos considerar como el antecedente más directo de los procesadores de textos de nuestros días. Hablamos de la MT/ST, una máquina lanzada por IBM que permitía procesar textos de manera más automática. Aunque los alcances de este invento seguían siendo limitados, lo cierto es que gracias a ella los escritores profesionales y aficionados pudieron, por la primera vez en la historia, agilizar sus redacciones.

como trabajar en word
Aprender a usar un procesador de texto te permitirá mejorar tus presentaciones

Ahora bien, volviendo a la actualidad, es hora de preguntarse: ¿conoces realmente todas las funcionalidades que nos ofrecen los programas de procesamiento de textos como Word y otros similares? ¿Sigues teniendo problemas con el diseño de tus redacciones o a la hora de insertar una imagen en ellas?  ¿Conoces todos los secretos de Google Docs?

Según el Foro Económico Mundial, México ocupa el puesto número 63 en el ranking de los países que mejor se adaptan a los cambios tecnológicos.

Pero, incluso aquellos que se llevan muy bien con la informática, suelen responder negativamente a la anterior serie de preguntas. Y es que no siempre aprendemos en la secundaria o Universidad todo lo que los procesadores de texto pueden aportarles a nuestras presentaciones de trabajo y universidad.

Si te interesa saber más sobre estos softwares, no te pierdas este artículo con toda la información para exprimir al máximo sus alcances.

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Guía básica sobre los procesadores de textos

Así es: para escribir sus trabajos o redactar una novela, lo más útil es  tener a mano un procesador de textos. Pero ¿qué es exactamente? Según el diccionario informático, es «el conjunto de las técnicas informáticas de un programa que permite la introducción, la corrección, la actualización, el formateo y la difusión de un texto».

Estos programas cuentan con unas funcionalidades básicas, como:

  • La redacción de cartas, informes, documentos y artículos con diseño visual,
  • La toma de notas durante reuniones o conferencias,
  • La creación de presentaciones visuales.

Estas funciones son relativamente básicas y satisfacen unas necesidades simples. Así, el primer paso para elegir tu procesador de textos es definir tu propósito y tus necesidades.

Dependiendo de eso, tendrás que elegir entre descargar un procesador de textos gratuito o pagar por alguno de ellos. ¿Cuánto cuesta un procesador de textos? Los precios pueden variar pero, por ejemplo, el paquete de Microsoft puede comprarse por poco más de $1,500  para uso de por vida (pero no incluye las actualizaciones).

Sin embargo, debes tener en cuenta tu sistema operativo, ya que no todas las versiones de un procesador de textos son compatibles con todos los sistemas. Por ejemplo, Mac OS tiene programa preinstalado, Pages, pero OS X no es compatible con la antigua versión de Word de 2009. Del mismo modo, tampoco es posible abrir documentos RTF.

Para elegir el procesador de textos ideal para ti, debes:

  • Definir tus necesidades y el uso que harás de este programa: simple escritura, creación de presentaciones elaboradas;
  • Distinguir las ventajas y desventajas de los programas gratuitos y aquellos por los que hay que pagar, y compararlas con tus necesidades;
  • Comparar los programas existentes leyendo las opiniones de los clientes (especialmente si quieres hacer un uso profesional del mismo);
  • Solo te queda descargarlo, y ya estará todo (casi) hecho.

Los mejores atajos para el procesamiento de textos

Ya sea en Windows o iOS, sea cual sea el modelo de tu computadora o tu procesador de textos, todos tienen una cosa en común: ¡tu pasión por escribir! Tanto si usas tu ordenador para fines personales como profesionales, el procesador de textos es crucial. De hecho, un estudio británico ha demostrado que el 74 % de los que usan un ordenador utilizan principalmente (si no solamente) la función de «procesamiento de textos».

Pero escribir con el ordenador a veces puede resultar engorroso, cuando se te acumulan los correos electrónicos y las redacciones, sobre todo cuando tienes que:

  • Resaltar y dar forma a ciertas partes de tu texto,
  • Copiar y pegar o duplicar contenido,
  • Insertar una tabla, hoja de cálculo, foto o video,
  • Darle formato al texto.

Los atajos de teclado son muy útiles para aumentar la productividad. Usarlos puede ahorrarte del 5 al 15% de tu tiempo.

practicas word
¿Conoces los mejores "atajos" de Word?

Algunas teclas del teclado pueden ser más interesantes que otras porque tienen una función mágica: permiten crear accesos directos. Esto significa que, por sí solas o en combinación con otra tecla, realizan una acción en la barra de tareas o en el administrador de tareas.

Este es el caso de las siguientes teclas:

  • La tecla Alt,
  • La tecla Ctrl, que indica el control,
  • La tecla de tabulación, para cambiar el margen del párrafo,
  • La tecla de espacio, para dar sentido a tu texto,
  • La tecla Esc, para salir de un documento en modo de pantalla completa,
  • La tecla Intro, para ir a la línea siguiente.
  • Para un teclado de Windows, las teclas F, como la F10 (para activar la barra de menú de una ventana abierta) o F5 (refrescar una página).

Los mejores atajos de teclado son los más comunes, entre los cuales podemos citar:

Ctrl + C / + V

Copiar y pegar un texto, siempre que lo hayas seleccionado antes. El principio: todo lo que copias se queda en el portapapeles. Por cierto, si cierras inesperadamente tu archivo sin pegar te preguntará si quieres conservar los datos copiados. ¡Un truco para no perder nada!

No solo funciona en los procesadores de textos sino también en los navegadores web.

Ctrl + X

Igual que el atajo anterior, pero para cortar texto.

Ctrl + U

Crear un nuevo documento basado en el que tienes abierto. Si te encuentras en Word, se abrirá un nuevo documento, y lo mismo si estás en Excel o PowerPoint. Práctico si trabajas con muchos proyectos al mismo tiempo.

Ctrl + A

Para abrir un archivo de tu última carpeta abierta. Es útil si tienes que examinar cierta cantidad de documentos diariamente.

Ctrl + G

Guardar un documento. ¡No dejes de hacerlo de vez en cuando mientras escribes!

Ctrl + Intro

Para insertar un salto de página para terminar de escribir o darle un poco de coherencia al texto. Atajo muy utilizado por académicos y estudiantes (especialmente para tareas y trabajos).

Ctrl + Z

Para cancelar la última acción realizada. Es muy útil si te has equivocado, porque te lleva a donde estabas.

Ctrl + B

Para hacer una búsqueda en el texto. Es muy útil, sobre todo si quieres llevar la contabilidad o inspirarse en otras fuentes. ¡Una buena forma de ahorrar tiempo!

Ctrl + P

Para imprimir un documento desde tu cuadro de diálogo. En dos clics, ¡ya está hecho!

Ctrl + E

Este atajo selecciona todo el texto disponible. Ten cuidado si lo usas en un navegador, ya que abarcarás toda la página (y, por lo tanto, también los anuncios laterales o comentarios inútiles al final de la página).

F7

Con este tecla puedes revisar, en tan solo un segundo, la gramática y ortografía de tu texto. No desperdicies esta oportunidad de mejorar la presentación de tu texto casi sin esfuerzo...

Y ahora, vamos a la parte más importante del asunto...

Escribir textos en Windows

Hoy en día, tener conocimientos de ofimática es una habilidad informática clave en el mercado laboral, independientemente del tipo de trabajo. Hay muchas versiones de Microsoft Windows, de las cuales las más extendidas son:

  • Windows Vista,
  • Windows XP Vista,
  • Windows 7,
  • Windows 8.1,
  • Windows 10, la última versión.

Las versiones más eficientes son Windows 7 y Windows 10, debido no solo al poco almacenamiento que se necesita para las aplicaciones preinstaladas, sino también porque el proceso y la RAM son más eficientes. Hay muy pocos errores en estas versiones.

El procesamiento de textos en Windows se realiza en su mayor parte gracias al paquete de Office. Para tu información, las aplicaciones principales del paquete Office (y las más comunes) son:

  • Microsoft Excel, para abrir una hoja de cálculo y hacer cálculos,
  • Microsoft PowerPoint, que te permite crear presentaciones visuales con formato,
  • OneNote, una versión más simple de Word para tomar notas,
  • Microsoft Publisher, para preparar documentos para los correos directos.

¿Sabías que…? La mayoría de las empresas utilizan el sistema Windows, por tanto, por extensión, el procesador de texto Word, es más que recomendable convertirse en un experto de este programa, ya que esta habilidad se valora bastante en el mercado laboral.

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Trucos para usar mejor Word

Así como existen atajos para agilizar tu redacción de textos en Word, este software también te permite realizar ciertos trucos desconocidos por la mayoría.

Incluso muchos expertos en informática desconocen todo lo que se puede hacer gracias a este procesador de textos. Por ejemplo...

Aumentar la extensión del texto 

Muchas veces cuando estamos escribiendo un texto necesitamos hacer pruebas con el mismo. Un ejemplo sencillo: calcular la cantidad de caracteres o palabras que lleva nuestro trabajo. Los que tengan experiencia realizando entregas o presentaciones sabrán que este requisito no puede pasarse por alto.

Si para una entrega de la Universidad tenemos que escribir 9000 palabras no habrá forma de hacer menos o más. ¡Es necesario cumplir con la consigna! Pero...¿cuán largo es un texto de estas características? ¿1, 3 o 6 hojas?

Escribiendo "=rand(8,10) y pulsando Enter se generará un texto de prueba en tu lengua materna (en este caso, español). Si quieres que el texto aparezca en latín para que el contenido no te haga distraerte no dejes inserta "lorem" (en lugar de "rand"). En cualquiera de los dos casos tendrás el texto de prueba que necesitas no solo para calcular la extensión de tu presentación sino también para probar otros aspectos como la configuración de página, las sangrías, los formatos y fuentes, entre otras.

Proteger tu documento

De nada sirve tener un perfecto dominio del procesador de textos y crear presentaciones de alto impacto si alguien entra a tu computadora y por error altera su diseño o directamente te roba su contenido...Sabemos que esto no debe preocuparte si trabajas en tu casa de forma autónoma. Pero el día que entres a una oficina probablemente será algo que debas considerar para no echar por la borda todo el trabajo que has realizado.

En el caso de Word, proteger tus documentos es mucho más fácil de lo que podrías haber imaginado. Después de guardar un archivo solo deberás ir al menú  principal y buscar “Herramientas” y hace rclic en “Opciones Generales”. Allí tendrás la posibilidad de introducir contraseñas que sirvan tan solo para abrir el documento ("Apertura") como para abrirlo y editarlo ("Escritura").

Algo de suma utilidad porque muchas de las veces seguramente necesites darle acceso a un documento de tu autoría a alguien de tu equipo de trabajo, pero solamente para que lo lea y no para que lo corrija.

Generar columnas

¿Creías que esto era imposible en Word? Si tienes que insertar en algún lugar de tu texto otro que viene en formato de columnas o si te encuentras editando, por ejemplo, el periódico de tu Universidad esta funcionalidad te resultará más que útil.

En la parte de “Diseño de página” > "Configurar página”> “Saltos” encontrarás la opción de “Columna”. Aunque al principio puede ser que te sientas algo desorientado escribiendo con este formato, no tardarás de acostumbrarte y muy rápidamente podrás generar textos con un mayor atractivo visual.

Usar Word para Mac

La mayoría de los Mac tienen un procesador potente (los más recientes tienen un iCore 5 o un procesador Intel), lo que hace que el procesador de textos sea muy fácil. Aquí tienes las principales versiones y actualizaciones del sistema operativo:

  • Mac OS,
  • Mac OS X,
  • Capitan/El Capitan,
  • Snow Leopard,
  • Yosemite,
  • Linux,
  • Cupertino.

Pages es un programa que forma parte del paquete iWork, que se usa en MacOS e iOS. Forma parte del freeware registrado de la marca Apple que está preinstalado en todos los modelos de ordenadores de escritorio y portátiles. Como procesador de textos, Pages tiene varias funcionalidades, como:

  • Un editor de texto con corrector ortográfico automático,
  • Una fuente infinita de caracteres (con 300 fuentes),
  • Una herramienta para formatear datos y párrafos.

Otras aplicaciones para el procesamiento de textos en Mac o PC son:

  • El imprescindible Open Office (o el paquete de Apache Office),
  • OneNote, la variante de Office para la toma de notas,
  • LibreOffice Writer, un procesador de textos gratuito,
  • MacWrite, una aplicación dedicada del entorno Mac OS (de pago),
  • SimpleText, una variante gratuita del entorno Mac OS,
  • AppleScript, si quieres realizar scripts o etiquetado HTML,
  • AbiWord, programa libre para Linux,
  • Words, otro programa gratuito incluido en Calligra (Linux).

Beneficios de saber usar un procesador de textos

De acuerdo con datos del Instituto Nacional de Estadística y Geografía (Inegi), en México hay más 54 millones de personas económicamente activas. Si te encuentras dentro de este número de trabajadores insertos en el mercado laboral, te intesará saber que hoy en día no solo basta con tener conocimientos de redes sociales y programas especializados.

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Mac tiene su propio procesador de texto

¡La ofimática sigue siendo indispensable! De hecho, aunque no le des un lugar tan protagónico en tu CV, si dominas el paquete Office a la perfección no dejes de mencionarlo apenas puedas en tu próxima entrevista de trabajo.

Y es que a diferencia de lo que seguramente imaginabas hasta el momento, no son tantos los candidatos con un dominio impecable de Word, Exel, Power Point, etc.

Si nos concentramos en Word y otros procesadores de textos, tenemos algo para recordarte: son muchos los beneficios de dominar este software a la perfección. A continuación, te dejamos un repaso no exhaustivo de ellos:

1.Serás más productivo

Conocer este tipo de programas como la palma de tu mano te permitirá aprovechar mucho más tus horas de trabajo. Y es que una vez que domines todas las funcionalidades de Word y otros procesadores de texto tendrás la posibilidad de automatizar tareas mecánicas de tu día a día y así liberar tiempo para ocuparte de cuestiones más creativas.

2. Podrá aportar mucho a las presentaciones

Tus conocimientos en procesador de texto harán que puedas realizar presentaciones mucho más atractivas y en una menor cantidad de tiempo que el que necesitarías si decidieras usar Power Point u otros programas de diseño.

Además, por si no lo sabías, guardando tus documentos de Word en formato PDF podrás asegurarte de poder abrir tu archivo sin problemas en cualquier otro dispositivo.

3. Conseguirás trabajar mejor en equipo

Cuando consigas dominar a la perfección Word, no te costará trabajo entender el funcionamiento del procesador de textos de Google Drive. Gracias a él podrás trabajar en línea y de manera simultánea con otros miembros de tu equipo de trabajo, además de chatear con ellos en la misma interfaz para avanzar más rápidamente con tus presentaciones.

Además, si así lo deseas, puedes descargar los documentos en línea en formatos Word o OpenOffice, entre muchos otros, y seguir trabajando en el documento de manera offline.

4. Dominarás más rápido otros programas 

De acuerdo con la empresa de softwares iCMIMS, el 49% de los responsables de reclutar personal para compañías buscan que los candidatos tengan facilidad para adaptarse a nuevos desafíos. Y, en este sentido, nada mejor que mostrarse abierto para aprender y dominar nuevas herramientas informáticas.

Con conocimientos de procesador de textos seguramente te cueste mucho menos aprender a usar nuevos programas informáticos. Del paquete de Office -como Exel, Acces o PowerPoint- o mucho más allá de ellos....

Ventajas de las clases particulares de informática

Si progresar en ofimática en general y en procesadores de texto en particular te interesa, no dejes de considerar la posibilidad de tomar clases particulares. Gracias a la ayuda de un profesor a domicilio tendrás la posibilidad de repasar una a una las funcionalidades de este tipo de programas y asegurarte de que la próxima vez que te enfrentes a una presentación puedas explotarlas al máximo.

Un docente privado no solo se encargará de explicarte la parte teórica, sino que también te brindará ejercicios para realizar frente a él y también en tu casa para que pongas en práctica lo aprendido.

Esta instancia será fundamental para que compruebes si efectivamente entendiste todo lo que te ha enseñado previamente.

En el caso de que no tengas tiempo para recibir al profesor en tu casa, no pases por alto la posibilidad de tomar clases por cámara web. Existen ciertas asignaturas (como informática) que pueden enseñarse sin problemas a distancia. El docente te compartirá su pantalla para que puedas seguir el paso a paso de lo que te explica y te compartirá por chat o e-mail los ejercicios a realizar para la próxima lección.

Una vez que empieces con clases particulares para aprender a manejar procesadores de texto, seguramente te resulte mucho más fácil familiarizarte con otras herramientas informáticas. No dejes de preguntarle a tu profesor particular si puede asistirte también con el aprendizaje de estos programas complementarios.

para que sirve word excel y powerpoint
Puedes aprender a usar un procesador de texto con clases particulares

Y, una vez que te sientas cómodo utilizando Word -o con cualquier otro procesador de textos- no te olvides en colocar esta competencia en tu CV y comentar en profundidad cuáles son tus conocimientos en ofimática en tu próxima entrevista de trabajo. No tardarás en comprobar la satisfacción de los encargados de Recursos Humanos en el momento en el que transmitas este dato sobre tu perfil...

Como ves, las ventajas de dominar este tipo de softwares son mucho más de las que podrías haber imaginado.  Entonces, ahora que ya las conoces, ¿estás listo para adentrarte en el procesamiento de textos?

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Valeria Superprof

Superprofe, comunicóloga y apasionada del estilo de vida.