El famoso paquete de Microsoft Office, que llamamos paquete de ofimática, es toda una referencia de los programas informáticos tanto para grandes y pequeñas empresas como para particulares.

De acuerdo con Statista, la empresa de los programas de este tipo más famosos del mundo cerró el 2019 con una facturación que supera a los 125.000 millones de dólares, lo que significó un aumento de 15.000 millones en relación con el año anterior.

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Y estas cifras no deben asombrar si tenemos en cuenta que de acuerdo con el mismo portal, en junio de este año Windows 10 se posicionó como el sistema operativo más utilizado en el mundo, con una participación de mercado que superó el 40%.

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Office también funciona en tu celular

Pero a la hora de elegir un paquete de Office ideal en tu PC o tablet Mac es normal que aparezcan dudas acerca de cuál es el más apropiado para tus necesidades, ¡y presupuesto! En este artículo te ayudamos a entender las principales diferencias de cada uno de estas suites de herramientas de ofimática para que te quedes con la que mejor se adapte a lo que estás buscando.

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Las diferencias entre Microsoft Office y Office 365

No hace falta que seas un experto en informática para que conozcas algo de Microsoft, una compañía transnacional, que, desde finales de los 80, es una de las líderes en el procesamiento de textos y la ofimática.

La empresa nació allá por 1975 cuando dos estudiantes y fanáticos de las computadoras -William H. Gates III y Paul Allen-se dieron cuenta de todo lo que eran capaces de hacer con el sistema operativo Unix. Fue así como decidieron unir fuerzas para empezar a crear sus propios softwares tomando como inspiración este último.

Primero, los emprendedores vendieron sus primeros desarrollos informáticos a la empresa Altair -a cambio de un 50% de las ventas generadas por los mismos- y más tarde también a IBM.

Hoy en día, Microsoft cuenta con casi 150 mil empleados y tiene más de 10.000 patentes a su nombre.

Por esto mismo no debe asombrar que todavía en la actualidad-y a pesar de la posterior aparición de otros programas de ofimática-s olamos referirnos a todos los programas de procesamiento de textos con el nombre de «paquete de Microsoft Office», que incluye los famosos Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Access, SharePoint Designer y/o Publisher en función del paquete.

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Microsoft Office

Instalado en una computadora o Mac, el paquete de ofimática de Microsoft Office te permite crear un documento de texto, una hoja de cálculo (ideal para el procesamiento de datos digitales), un documento PDF, compartir documentos, facilitar la gestión de datos, crear páginas web (HTML), boletines, tarjetas de visita, notas, tarjetas de felicitación, etc.

En su última versión, el paquete de Office presenta varias fórmulas para la edición de 2019:

  • Office Hogar y Estudiantes 2019: Word, Excel, PowerPoint
  • Office Hogar y Empresas 2019: Word, Excel, Outlook, PowerPoint, OneNote.
  • Office Profesional 2019: Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Access y Publisher.

Lanzada el 24 de septiembre de 2018, esta última versión es la sucesora de Office 2016 y solo está disponible para PC con Windows 10, Linux y Mac OS.

Microsoft Office 365

¿Cómo elegir entre todas las ofertas disponibles y cómo saber la diferencia entre Microsoft Office y Office 365?

En pocas palabras, Office 365 es la marca propietaria de las distintas fórmulas de Microsoft para alquilar la última versión de Microsoft Office, con la instalación en PC o Mac, así como en dispositivos móviles.

Además, el usuario tiene acceso a servicios web como la nube (OneDrive, Exchange Online, Skype Entreprise, SharePoint Online, Yammer), para almacenar datos en línea, llamar a clientes por Skype o crear páginas web.

La diferencia es que el cliente no paga la licencia permanente del paquete Office con una compra única, sino que tiene una suscripción mensual o anual. Cada licencia de Office 365 está vinculada a un usuario (con un identificador y una contraseña) y no a una máquina.

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Dominar Excel para agregar valor a tu CV

La ventaja con respecto a Microsoft Office es que el paquete de ofimática se puede instalar en varios dispositivos, como PC o Mac, celular y tablets. El paquete se actualiza regularmente en el sitio de Microsoft, a diferencia de una licencia permanente, en la que no se incluyen las actualizaciones.

Con el paquete de Office 365, Microsoft se interesa en que sus usuarios/clientes utilicen la nube en lugar de solo utilizar la ofimática sin conexión a Internet.

Hay diversas fórmulas según los perfiles:

  • Para particulares:
    • Office 365 Hogar, para todas las personas de la casa.
    • Office 365 Personal, para una sola persona.
    • Office 365 Education, para un solo estudiante o profesor.
  • Para pequeñas empresas (máximo 300 personas):
    • Office 365 Empresa Essentials
    • Office 365 Empresa
    • Office 365 Empresa Premium
    • Office 365 Enterprise
  • Para grandes empresas (número ilimitado de personas).

Office 365 también permite compartir documentos en redes sociales como Facebook, Twitter o LinkedIn y conectarse a la interfaz de almacenamiento de datos en línea de OneDrive, permitiendo el acceso a tus documentos en cualquier ordenador.

Asimismo, con Office 365 los usuarios estarán siempre al día en cuestiones de seguridad y se enterarán antes que nadie acerca de los últimos lanzamientos de la empresa. Además, aquellos que usen esta suite desde su PC también podrán aprovechar Access y Publisher, dos herramientas más que útiles para los que trabajen en el rubro de la administración o el diseño.

En definitiva, quienes compren la licencia de Office 2019 solo tendrán acceso a las funcionalidades en versión de escritorio. Es decir, no podrán exprimir los alcances de las herramientas disponibles en la versión online y por lo tanto también colaborativas.

A los autónomos con profesiones que necesiten ofimática (¡que son casi todas!) les convendrá apostar por Office 365. ¿El principal motivo? A largo plazo es probable que la empresa termine por volcar su innovación en la parte online de su suite de ofimática.

Con esto queremos decir que si hace tiempo que ya utilizas Google Drive para trabajar junto con tu equipo de trabajo, no debería dejar de evaluar la posibilidad de invertir en este tipo de programas.

¿Te interesa saber también cómo hacer una captura de pantalla con tu ordenador?

Guía para usar Microsoft Office en línea

Esta es otra especificidad de Microsoft: la posibilidad de utilizar el paquete de ofimática en línea.

Es un paquete de ofimática gratuito, al que se accede desde un navegador web, pero con una versión más simple, más pequeña que la del programa que se instala en un dispositivo (Mac, PC y dispositivos móviles).

Todos los programas de Microsoft Office tienen una versión web: Word Online, Excel Online, PowerPoint Online, OneNote Online y Outlook.com.

Accesibles tanto para profesionales como para particulares, esta función te permite trabajar estés donde estés. Además, es una fórmula ideal si el documento en cuestión se debe crear entre varios, ya que cada uno puede editar y crear contenido en línea y compartirlo.

Es un poco como Google Docs y Google Sheets pero mejor.

Para los estudiantes, por ejemplo, es un medio muy práctico para trabajar con otros compañeros, preparar una presentación, redactar un trabajo, almacenar los datos de una encuesta de una tesis doctoral, compartir las clases, etc.

También puede ser una herramienta de gestión de proyectos, por ejemplo, cuando tienes un equipo de trabajadores que supervisar a distancia los avances de una presentación, ya que permite crear notas en lugar de tener que enviar un correo electrónico a cada uno.

¿Resultado final? ¡Ganamos eficiencia y productividad!

Es absolutamente aconsejable para los que quieren un procesador de textos, una hoja de cálculo o hacer una presentación de diapositivas en línea sin necesidad de descargar ningún programa.

Entonces, ¿por qué usar Office Online en lugar de LibreOffice? Simplemente porque algunos usuarios están acostumbrados, casi desde siempre, a usar el paquete de ofimática de Microsoft...

Para usarlo, es sencillo: solo tienes que crear una cuenta de Microsoft con tu dirección de correo electrónico o número de teléfono. El Servicio de atención al cliente de Microsoft te envía un código de seguridad para validar tu identidad. Cuando lo recibas, ¡ya puedes comenzar a utilizar el programa en línea!

Las diferencias con Google Drive

Ya dijimos que Office 365 es una suerte de Google Drive o Suite...Ambos programas de ofimática nos dan la posibilidad de realizar todas aquellas tareas que efectuábamos de manera offline en nuestro escritorio pero de manera online, ¡y colaborativa!

Sin dudas, y aunque hayamos naturalizado el hecho de trabajar de manera remota, este tipo de programas revolucionaron la manera en la que realizamos muchos de nuestros labores cotidianos.

Pero, ahora bien, ¿cuáles son las principales diferencias entre estas dos suites tan conocidas?

Tamaño

La versión básica de G Suite ofrece 30 gigabytes para utilizar en el correo electrónico, mientras la versión básica de Office 365 brinda 50 GB para el correo electrónico y 1 terabyte para Onedrive.

El programa de ofimática en la nube de Google también cuenta con una propuesta para empresas -G Suite Business- de capacidad ilimitada para que los que no quieran tener que preocuparse por empezar a borrar archivos una vez que se alcance el espacio disponible.

Herramientas

Ambas suites ofrecen casi las mismas funcionalidades, pero no bajo los mismos programas. Por ejemplo, mientras que Office 365 nos ofrecerá como correo electrónico Outlook y Word como procesador de textos, Google Drive nos brindará Gmail y Google Doc.

Pero estos son tan solo dos de los programas diferentes. En Office tendremos, por ejemplo, Excel, PowerPoint y OneNotey en la versión de Google Apps nos encontraremos con funcionalidades equivalentes a estas tales como: Sheet, Slides y Keep.

Ya con esta información podrás darte cuenta que a grandes rasgos las herramientas que nos ofrecen estos programas de ofimática en la nube no son demasiado diferentes entre sí...Pero, como veremos más adelante, la manera en la que están presentadas y sus funcionalidades no son exactamente las mismas.

Interfaz

Si asumes el desafío de analizar con detenimiento las interfaces de ambas suites, no tardarás en darte cuenta que el paquete de ofimática en línea de Office se sigue pareciendo mucho al de su versión offline. Algo que puede ser una ventaja para algunos, pero también una enorme contra para otros.

Si estás acostumbrado a trabajar en línea con Goolge Aps, seguramente al principio te resulte algo extraño familiarizarte con la propuesta de Microsoft. Sin embargo, también puede sucederte lo contrario: si eres de los que ha trabajado siempre con herramientas de ofimática sin conexión a Internet, tomar el hábito de trabajar con Google Suite puede llevarte algo de tiempo.

De todos modos, y a pesar de las preferencias estrictamente personales, nadie puede dudar de que las aplicaciones de Google aunque cuentan con un menor número de funcionalidades que las de Microsoft cuentan con un diseño mucho más intuitivo que los programas de este gigante informática.

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Las suites de programas ofimáticos también pueden utilizarse en línea

Entonces...¿con cuál conviene quedarse? No existe una respuesta definitiva. Esta decisión dependerá, en parte, de si el uso que le darás a la suite de ofimática es personal o de trabajo. Es decir, en el primer caso cualquiera de las dos te ayudará a resolver tus necesidades del día a día. La decisión seguramente esté basada en una cuestión de gustos y costumbre...

Si necesitas en cambio que los programas de ofimática en la nube te ofrezcan capacidad de almacenamiento para trabajar con una buena cantidad de documentos al mismo tiempo probablemente te convenga apostar por cualquiera de las versiones profesionales de ambos programas de ofimática. Es cierto que tienen un costo que no todos pueden permitirse, pero si tienes un emprendimiento seguramente te convendrá hacer este gasto inicial para ahorrarte más de un dolor de cabeza a futuro.

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Office 2019 vs. Office 365: ¿cuál conviene? ¿cuánto cuestan?

Ahora vamos a hablar de presupuestos, precios y dinero. ¿Es mejor pagar una licencia permanente o suscribirse de forma mensual o anual?

Cada vez más empresas ofrecen un pago mensual de sus servicios en su política de precios. Menos costoso para el cliente, le permite alquilar un paquete de programas como si fuera el propietario. En cuanto a la empresa, el pago mensual le proporciona una renta, lo que garantiza un presupuesto fijo.

Aquí tienes, a grandes rasgos, las diferentes fórmulas con sus precios.

Microsoft Office 2019: precios y paquetes en pesos mexicanos

En esencia, la nueva versión de Microsoft Office 2019 incluye todas las características de Office 365. Estos son los diferentes tipos de paquetes Office 2019 según el precio:

  • Office Hogar: a partir de MXN $1,749 al año
  • Office Personal: a partir de MXN $1,299 al año
  • Office Hogar y estudiantes 2019: a partir de MXN $2,599
  • Office Profesional: a partir de MXN $,9699

¿No puedes pagar de una vez la licencia? Opta por Office 365...

Office 365: precios y fórmulas

Con una suscripción, la licencia no resulta muy costosa; será más barata que un contrato telefónico o una factura de gas... Todo depende de tu presupuesto, pero con una cuenta de Office, siempre tendrás acceso a la última versión, para aprovechar al máximo las últimas actualizaciones.

Aquí tienes los precios de las diferentes fórmulas de Office 365:

  • Office 365 Personal (1 año / 1 usuario): MXN $899
  • Office Hogar y Empresas 2019. MXN $6,499.00.
  • Office Profesional 2019. MXN $9,699.00.
  • Office Hogar y Estudiantes 2019. MXN $2,599.00.

No te pierdas nuestro artículo sobre cómo cambiar el idioma de tu teclado.

Cómo instalar Microsoft Office en PC o Mac

¿Has elegido tu fórmula y has optado por la licencia permanente? Si todavía no te consideras un experto en informática, ¡te contamos cómo instalar el paquete Office 2019!

La instalación en PC

Cuando compras el paquete de ofimática de Microsoft Office, lo que se compra realmente es la clave de producto, es decir, el código para descargar los archivos de instalación. Lo encontrarás en la caja si lo has comprado en la tienda o en el sitio de Microsoft, comprando la fórmula de Office que elijas.

Entonces, hay que descargar los archivos, incluido el archivo «setup.exe». Evidentemente, se te pedirá la clave para acceder a la descarga.

Luego comenzará la instalación. Debes escribir nuevamente la clave del producto y luego seleccionas las opciones que quieres instalar. Estas funciones varían según la fórmula que hayas elegido.

Al final de la instalación, podrás modificar o desinstalar algunos programas, como Publisher, One Note o Access, por ejemplo, si no los usas. Para ello, haz clic en el botón «Editar» del panel de control de Windows 10.

No olvides reiniciar tu computadora para que el sistema operativo complete la instalación.

La instalación en Mac

¿Has comprado el paquete de Office para Mac? En este caso, la instalación también es muy sencilla. Solo debes seguir los siguientes pasos:

  • Ingresa al sitio de Microsoft para descargar los archivos,
  • Inicia sesión o crea una cuenta de Microsoft,
  • Introduce la clave de producto obtenido durante la compra,
  • Haz clic en «Instalar» (es la descarga gratuita para Mac),
  • Acepta el contrato de licencia para continuar la instalación,
  • Valida la instalación con el nombre de usuario y la contraseña del Mac.

¡Los servicios de Microsoft Office ya estarán operativos!

Clases particulares para usar Word, Excel, Powerpoint

Una vez que tengas instalado el paquete Office en tu computadora, llegará el momento de aprovechar al máximo cada uno de sus programas. Sin lugar a dudas, tanto si necesitas darle un uso estrictamente personal como de carácter profesional, conocer todas las funcionalidades de sus herramientas te ayudará a resolver de manera más efectiva tus tareas del día a día.

Desde para realizar tareas para la Universidad, pasando por presentaciones para trabajo y hasta para llevar en orden tus finanzas personales.... No importa qué tipo de actividad tengas que realizar en la computadora, gracias a los programas de Office te será mucho más fácil llevarla a cabo con efectividad y mayor rapidez.

Y si lo que buscas es cambiar de trabajo, ¡no subestimes la importancia de progresar en estos programas!

Según un estudio reciente realizado por Linkedin, la buena organización es una de las 10 "habilidades blandas" más buscadas por los empleadores.

Sin dudas, una vez que conozcas los trucos de los programas de ofimática más populares podrás incluir esta competencia en tu CV con mucho orgullo.

De la mano de un profesor particular de computación que puedes encontrar sin problema en nuestra plataforma, podrás descubrir los secretos de los programas más importantes de este paquete de ofimática:

  • Word
  • Excel
  • PowerPoint
  • Access,
  • Publisher,
  • OneNoteetc.

Lo más probable es que el maestro te consulte acerca de qué herramienta necesitas dominar con urgencia. En función de tus necesidades organizará un plan de estudios para que puedas ir progresando con todas ellas.

Y si no tienes requisitos específicos seguramente decida empezar por la menos difícil de asimilar para ir aumentando la complejidad de sus lecciones a medida que vaya pasando el tiempo.

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Un profesor particular puede hacer que te reconcilies con el mundo de la informática...

Además, de la mano de tus clases particulares de computación para dominar Office, también podrás aprender a utilizar herramientas menos conocidas, pero que también forman parte de este paquete de ofimática.

Hablamos, por ejemplo, de:

  • Infopath. Es una aplicación utilizada para armar formularios de  entrada basados en datos XML. La primera versión de este programa fue lanzada en 2003 y posteriormente actualizada en 2010.
  • Project. Se trata de uno de los softwares más usados por las empresas que necesitan gestionar proyectos a gran escala.

El dominio de todos estos programas de Microsoft Office, aunque mucho menos conocidos que Word, Excel y PowerPoint, te ayudarán a ser tenido en cuenta por los encargados de reclutar talento.

Aunque no lo creas, poder decir que tienes conocimientos avanzados de Word, Excel, InfoPath y Project pueden ser las palabras mágicas para conseguir un nuevo desafío laboral, o bien para conseguir un ascenso dentro de la compañía a la que ya perteneces.

Ahora que sabes cómo instalar el paquete Microsoft Office, ¿qué esperas para tomar clases particulares de computación?

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Valeria Superprof

Superprofe, comunicóloga y apasionada del estilo de vida.