«Errar es de humanos, pero un auténtico desastre solo puede ser informático» - Victor Hugo

En el paquete de ofimática de Microsoft (Word, PowerPoint, etc.), el programa Microsoft Excel es uno de los más utilizados, pero no siempre el más controlado por los usuarios.

Ya sea que tengas tablas dinámicas u otro tipo de tablas en tu archivo de Excel, hay muchas fórmulas que te ayudarán a organizar y calcular datos. Aparte de las fórmulas básicas para sumar, multiplicar o restar, hay varias funciones que hacen posible elegir las condiciones de clasificación de la hoja de cálculo de Excel.

¿Cómo puedes usar y aprovechar las funciones de Excel? Y lo más importante, ¿qué es una función de comparación lógica? Como si fuera un auténtico curso de Excel, te informamos sobre las fórmulas de Excel que puedes administrar en tu hoja de cálculo.

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Las funciones de comparación lógica de Excel

Las funciones SI, Y, O y NO no son muy conocidas por los usuarios ocasionales del software de Microsoft Office y, sin embargo, pueden ser muy útiles para crear tablas en la hoja de cálculo. Permiten realizar comparaciones lógicas entre diferentes datos y según varias condiciones y varios criterios en la hoja de cálculo.

Comparación lógica en Excel
El software de Microsoft ofrece muchas posibilidades y funciones.

Forman parte de lo que se llama una macro.

Una macro es un conjunto de instrucciones que permiten lograr un objetivo específico o dar un resultado. Se pueden incluir los cálculos de la tabla Excel (SUMA, etc.) como macros.

La función principal de Excel de este tipo es la función SI. Según el software:

«La función SI es una de las funciones más populares de Excel y le permite realizar comparaciones lógicas entre un valor y un resultado que espera».

Esta función se usa generalmente al final de una línea de datos en una tabla. Está situada en la barra de herramientas. Se trata de una fórmula que puede tener dos resultados diferentes: A o B (por ejemplo). Poniendo el término SI, esto implica que, si se cumple la condición introducida por el SI, el resultado será A. Si no se cumple la condición, el resultado será B.

La función SI también se puede utilizar con las demás funciones (O, Y, NO). De hecho, a veces, se deben probar varias condiciones, o las condiciones deben ser verdaderas o falsas, o no corresponden a tu elección. Es por eso que las funciones Y, O y NO pueden usarse solas o con la función SI.

Una vez realizada la tabla y antes de abordar la configuración, es necesario establecer una «tabla de verdad». Lo mejor es crear un organigrama para evitar perderte entre todas las condiciones. Este debe presentar tu algoritmo para que puedas crear la fórmula sin errores, y sin olvidar los paréntesis y los puntos y coma (para dar los diferentes resultados posibles).

El punto y coma es esencial para separar los dos resultados posibles en la hoja de Excel. No lo olvides o la operación puede ser incorrecta.

¿Te gustaría saber también cómo hacer una tabla en Excel?

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La función SI en un archivo Excel

Según el Soporte de Office, la definición de la función es la siguiente:

«La función SI hace posible realizar una comparación lógica entre un valor y una hipótesis al probar una condición y devolver un resultado Verdadero o Falso».

En otras palabras, la función SI permite comparar el valor numérico u otro de una celda según una condición definida por el usuario. Esto da un nuevo valor que sirve como respuesta.

La fórmula básica para utilizar la función es la siguiente:

=SI (Condición; Valor si se cumple la condición; Valor si no se cumple la condición)

Entonces es necesario usar lo que se llaman los operadores lógicos del software Microsoft Excel:

  • esigual a (=),
  • esdiferente de (<>),
  • esmayor que (>),
  • es mayor o igual que (> =),
  • esmenos que (<),
  • es menor o igual que (<=),

El «Valor si se cumple la condición» representa el valor devuelto por la fórmula si la condición emitida es verdadera en el caso de la celda seleccionada. Si la condición es falsa, aparecerá el «Valor si no se cumple la condición».

Diferentes funciones de Excel
Así es como se estructura la función SI.

Contrariamente a lo que uno podría pensar, la respuesta dada por la fórmula no está necesariamente en cifras. Si las respuestas proporcionan texto, entonces la fórmula también mostrará un texto. Las respuestas pueden ser números, texto, celdas:

  • =SI(A2>10, «Sí», «No»),
  • =SI(A2>10, A4, 0).

La comparación lógica se puede usar, por ejemplo, admitiendo un valor «a» en la primera celda (A1), una condición como «es más grande que “b”», la fórmula será entonces :

SI(A1>b; «Sí»; «No»)

El resultado será entonces «Sí» o «No» con cada celda.

La función SI también se puede anidar en el caso de que se deban indicar varias condiciones para encontrar el resultado. Para ello, hay que utilizar las funciones SI anidándolas entre sí.

En este caso, las respuestas deben ir entre paréntesis. La fórmula es así:

=SI(B3>90; « A »;SI(B3>80; « B »;SI(B3>70; « C »)))

Cada condición debe formar parte de una de las respuestas de la anterior, por lo que debe haber un sistema de niveles para que funcione esta fórmula.

Echa un ojo también a nuestro artículo sobre cómo hacer un gráfico en Excel.

La función SI utilizada con la función Y

La función Y de Excel en la celda de una tabla dinámica o una tabla simple te permite hacer más fácil la adición de la función SI. El uso de la función Y disminuye la longitud de la fórmula y la hace más clara y fácil de crear.

Como hemos dicho antes, si entran en juego varias condiciones, hay que anidarlas para obtener un resultado correcto. Así, es necesario verificar la primera antes de pasar a la siguiente y usar un sistema de niveles, por lo que la fórmula es interminable e induce a error.

Al utilizar la función Y, la fórmula se simplifica mucho, ya que la función reemplaza todas las condiciones añadidas. El principio de la función Y es que la fórmula verifica primero todas las condiciones indicadas por Y, luego usa la última función SI para indicar el resultado. Si una de las condiciones no se cumple en el conjunto de la función Y, entonces la respuesta será negativa.

Por lo tanto, es posible crear una fórmula como esta:

=SI(Y(A1=«verdadero»;A2=«verdadero»;A3= «verdadero»)=VERDADERO; «todo es verdadero»; «todo no es verdadero»)

El resultado negativo indica que todo no es positivo, pero no necesariamente que todo sea negativo.

Cómo utilizar las funciones de Excel
Es importante organizarse para crear una fórmula.

Descubre también los atajos más útiles en Excel.

La función SI en combinación con la función O

Para crear fórmulas en una hoja de cálculo de Excel, y para usar comparaciones lógicas, existe la función SI, Y, pero también la función O. Al igual que la función Y, la función O se usa con la función SI para simplificar y aclarar los cálculos. Son funciones avanzadas del software para automatizar cálculos.

El problema con la función Y es que todas las condiciones deben ser verdaderas para obtener una respuesta positiva a la fórmula total. Gracias a la función O, puedes hacer que solo una condición entre todas las condiciones establecidas no sea verdadera.

Aquí está el tipo de fórmula que puedes encontrar:

=SI(O(A1=«verdadero»;A2=«verdadero»;A3= «verdadero»)=VERDADERO; «al menos una condición es verdadera»; «nada es verdadero»)

La respuesta es positiva con solo una condición probada, y la respuesta es negativa si todas las condiciones son falsas.

Al igual que con la función Y, la función O te permite usar solo dos funciones en lugar de cinco o veinte.

Las funciones Y y O también pueden usarse simultáneamente dentro de una función SI para poder ampliar el número y tipo de fórmulas posibles. Por lo tanto, es posible combinar las ventajas de la función Y (todas las condiciones deben ser probadas) y las de la función O (al menos una condición debe ser probada).

Usar las tres funciones al mismo tiempo permite calcular con tres condiciones, por ejemplo. En el caso de que quieras probar una condición, y al menos una de las otras dos, primero será necesario usar la función Y, y luego la función O, anidándolas en la función SI.

Utilidades en la vida diaria de las funciones de Excel
Las funciones te ayudarán a calcular los números en tu día a día.

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La función NO en Excel

La función NO permite considerar un resultado según una condición que no se cumple. La función SI se usa para introducir la idea de condición, pero la función NO invierte el papel del resultado. Esta función hace posible dar un resultado positivo si la condición no está probada.

En este sentido, es similar al operador lógico de la diferencia (<>).

Así, la fórmula = SI(A1<>«español»; «extranjero; «europeo») dará el mismo resultado que =SI(NO (A4 =«español»; «extranjero; «europeo»).

La función NO también se puede introducir en la función SI al mismo tiempo que la función O y la función Y. Todas estas funciones complican la fórmula, pero facilitan su escritura y hacen posible realizar cálculos de forma simple y rápida con el software Microsoft Office.

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Valeria Superprof

Superprofe, comunicóloga y apasionada del estilo de vida.